Jak przygotować się na kontrolę PUODO (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych) w 2026 r.?

[Dotyczy to podmiotów, które przetwarzają dane osobowe dzieci, tj. parków rozrywki, parków trampolin, placówek oświatowych i wychowawczych]

Od 15 sierpnia 2024 r. egzekwowane są tzw. standardy ochrony małoletnich, tworzone przez podmioty, w których przebywają dzieci, zawierające zasady mające na celu zwiększenie ich bezpieczeństwa – w aspekcie fizycznym i formalnym.

Wśród podmiotów, które mogą spodziewać się kontroli PUODO w tym zakresie, są w szczególności:

• przedszkola i żłobki,
• szkoły,
• parki rozrywki i sale trampolin,
• kluby sportowe,
• organizatorzy zajęć sportowych i wyjazdów rekreacyjnych.

W ramach kontroli może być sprawdzane m.in.: czy wykorzystywanie wizerunku dzieci jest z punktu widzenia Administratora Danych Osobowych niezbędne, a jeśli tak – to w jakim zakresie? Czy pozyskiwane zgody od rodziców (m.in. na wykorzystywanie wizerunku dzieci) są prawidłowo sformułowane? Sprawdzane może być również, czy skutecznie wdrożono procedury i narzędzia do zarządzania zgodami oraz czy zapewniono odpowiednią ochronę dzieci, których rodzice nie wyrazili zgody – np. w przypadku zdjęć grupowych lub sytuacji, gdy wizerunek dziecka stanowi jedynie szczegół większej całości.

Warto podkreślić, że 2 lipca 2025 r. Prezes UODO – Mirosław Wróblewski – zwrócił się do Ministra Edukacji Narodowej o przedstawienie wyników analiz dotyczących stosowania monitoringu w placówkach oświatowych, w świetle m.in. przepisów ustawy Prawo oświatowe. Prezes UODO zwrócił uwagę, iż monitoring wizyjny stanowi inwazyjną formę przetwarzania danych osobowych. Dlatego po jego wdrożeniu administrator powinien kontrolować sposób jego funkcjonowania i skuteczność ochrony danych. Zatem kontrola tej sfery jest z punktu widzenia przepisów pożądana przez PUODO.

Wizerunek dziecka a przepisy prawa

RODO traktuje wizerunek dziecka jako daną osobową, która wymaga podstawy prawnej, np. zgody rodzica. Kwestie te regulują m.in.:

• art. 4 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO),
• art. 81 ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych,
• art. 23 i 24 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny.

Udzielenie zgody na wykorzystanie wizerunku (na podstawie prawa autorskiego) nie jest równoznaczne z udzieleniem zgody na przetwarzanie danych osobowych (zgodnie z RODO), chyba że konstrukcja oświadczenia jednoznacznie to potwierdza. To szczególnie ważne, jeśli zdjęcia lub nagrania mają być rozpowszechniane – np. na stronie internetowej przedszkola, sali trampolin, w mediach społecznościowych lub materiałach promocyjnych.

Wizerunek dziecka utrwalony na nagraniu z monitoringu również stanowi dane osobowe, jeśli można zidentyfikować dziecko (np. po twarzy, sylwetce, czasie i miejscu). W takim przypadku podmiot gospodarczy lub placówka pełni funkcję administratora danych, który musi przestrzegać przepisów RODO. Przetwarzanie wizerunku w ramach monitoringu musi mieć odpowiednią podstawę prawną – np. art. 108a ustawy z 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe lub art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny ciążący na administratorze).

Standardy ochrony małoletnich a wizerunek

Zapisy dotyczące wizerunku powinny znaleźć się również w standardach ochrony małoletnich. Powinny one obejmować m.in.:

• zasady rejestrowania zdjęć/nagrań (kto, kiedy, w jakim celu),
• procedury uzyskiwania zgody,
• zakaz publikacji wizerunku bez zgody,
• zakaz rejestrowania przez osoby trzecie (np. odwiedzających),
• obowiązek reagowania na nadużycia.

Różnice w podstawach prawnych monitoringu

Podstawa prawna monitoringu będzie różna w zależności od rodzaju podmiotu. W przypadku przedszkoli stosuje się: RODO, ustawę o ochronie danych osobowych (z 10 maja 2018 r.), Kodeks pracy i Prawo oświatowe.

Dla parków rozrywki i parków trampolin podstawą jest głównie RODO – zwłaszcza art. 5 i art. 6 ust. 1 lit. f, a także – w praktyce – można wzorować się na art. 108a Prawa oświatowego.

Na co zwraca uwagę PUODO?

Prezes UODO w ramach kontroli sprawdza m.in.:

• czy zgoda na przetwarzanie wizerunku dziecka została udzielona świadomie i jednoznacznie,
• czy rodzice zostali poinformowani o celu, czasie przechowywania i prawie do wycofania zgody,
• czy stosowane są odpowiednie zabezpieczenia techniczne i organizacyjne (np. szyfrowanie, dostęp hasłowy),
• czy przetwarzanie wizerunku ogranicza się do niezbędnego minimum,
• czy określono termin przechowywania danych,
• czy administrator prowadzi rejestr czynności przetwarzania danych – z uwzględnieniem kategorii danych, celu, środków zabezpieczających i terminów usuwania.

To właśnie rejestr czynności przetwarzania jest najczęściej kontrolowanym dokumentem.

Jak się przygotować?

Pierwszym krokiem powinna być analiza i aktualizacja dokumentacji:

• klauzul informacyjnych,
• wzorów zgód,
• polityk prywatności.

Rodzice muszą mieć do nich łatwy dostęp. Warto też regularnie prowadzić audyt procedur związanych z przetwarzaniem wizerunku dzieci, by wykrywać ewentualne nieprawidłowości i być gotowym na kontrolę.

Wsparcie prawne

Współpracujący z nami prawnik może pomóc Ci:

• dostosować dokumentację do specyfiki Twojej działalności,
• stworzyć Checklistę Kontrolną przetwarzania wizerunku dziecka,
• przygotować się na kontrolę PUODO krok po kroku,
• zrozumieć, jakie działania podejmie organ kontrolujący i jak należy na nie zareagować.

Checklista to praktyczne narzędzie wspierające bezpieczne, zgodne z prawem i etyczne przetwarzanie wizerunku – zwłaszcza przy publikacji zdjęć i nagrań w Internecie, dokumentacji wydarzeń czy materiałach promocyjnych.

Potrzebujesz pomocy w przygotowaniu dokumentacji lub chcesz sprawdzić, czy Twoje procedury są zgodne z RODO?

Skontaktuj się z nami.

Zespół ekspertów rzeczoznawca-dmuchance.pl pomoże Ci:

• dostosować wzory zgód, regulaminy i polityki prywatności do przepisów,
• przygotować Checklistę Kontrolną PUODO,
• przeprowadzić audyt procedur i dokumentów,
• zabezpieczyć Twoją działalność przed konsekwencjami formalnymi i wizerunkowymi.

Działaj świadomie. Zadbaj o ochronę wizerunku dzieci i bezpieczeństwo prawne swojej firmy.